KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

“KOMUNIKASI BISNIS”

 

KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

 

KELOMPOK 3

 

 

DOSEN :

TANTYO SETYOWATI

 

DISUSUN OLEH:

OKKY NATALIA (18214323)

ELIKA KUSUMA (13214495)

IRVAN RAUL AMARILA (15214478)

 

KELAS :

4EA44

 

PROGRAM STUDI MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS GUNADARMA

KAMPUS J1 - KALIMALANG - BEKASI

PTA 2016/2017

 

KATA PENGANTAR

 

Dengan mengucapkan tanda rasa syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah yang berjudul KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI. Makalah  ini disusun sebagai salah satu tugas dari Komunikasi Bisnis.

Penulis menyadari bahwa didalam penyelesaian makalah ini masih terdapat banyak kekurangan yang disebabkan oleh keterbatasan data dan kemampuan penulis yang masih dalam tahap belajar. Untuk itu penulis sangat menghargai setiap saran dan kritik untuk perbaikan dan pengembangan makalah ini.

Akhir kata, penulis berharap semoga makalah ini dapat berguna untuk mahasiswa/i Universitas  Gunadarma pada khususnya dan pihak yang akan menggunakan makalah ini untuk berbagai hal pada umumnya, dan sekaligus dapat bermanfaat untuk mahasiswa/i Universitas Gunadarma.

Bekasi, 20 Oktober 2017

                                                                                                                                        Penulis

 

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR................................................................................... i

DAFTAR ISI................................................................................................... ii

 

BAB I  ... PENDAHULUAN.......................................................................... 1

1.1     Latar Belakang.......................................................................... 1

BAB II  . PEMBAHASAN............................................................................ 2

2.1  Pengertian Komunikasi.............................................................. 2

                        Komunikasi dalam Organisasi.................................................. 2

2.2  Pola Komunikasi Bisnis............................................................. 2

2.2.1        Saluran Komunikasi Formal......................................... 2

2.2.2        Saluran Komunikasi Informal....................................... 4

2.3     Mengelola Komunikasi Bisnis.................................................. 4

2.4     Masalah Komunikasi Dalam Organisasi................................... 5

 

BAB III.. PENUTUP...................................................................................... 9

KESIMPULAN....................................................................... 9

SARAN.................................................................................... 9

DAFTAR PUSTAKA.................................................................................... 10

 

BAB I

PENDAHULUAN

1.1       LATAR BELAKANG

Pentingnya komunikasi dengan manusia adalah suatu hal yang tidak bisa dipungkiri oleh manusia, begitu juga halnya dengan organisasi. Tidak hanya pengetahuan dasar tentang komunikasi, pengetahuan dasar tentang organisasi sebagai suatu lingkungan tertentu yang berstruktur, berkarakteristik, serta memiliki fungsi tertentu adalah suatu hal yang mendukung kelancaran komunikasi organisasi Orang yang tertarik untuk bergabung dalam suatu organisasi memilki alasan yang beragam. Ada yang karena alasan profit, tuntutan profesi, penyebaran ideologi maupun pemenuhan kebutuhan sosial. Para psikolog berpendapat bahwa kebutuhan utama manusia dan untuk menjadi manusia yang sehat secara rohani adalah kebutuhan akan hubungan sosial yang baik dengan orang-orang lain. Maslow menyebutkan bahwa salah satu dari empat kebutuhan utama manusia adalah terfasilitasinya kebutuhan sosial untuk memperoleh rasa aman lewat rasa memiliki dan dimiliki, pergaulan, rasa diterima, memberi dan menerima persahabatan (Tubbs and Moss, 2000: xii)

Hubungan yang hangat, ramah sangat dipengaruhi kemampuan seseorang untuk berkomunikasi dengan orang lain. Proses komunikasi yang kita lakukan tiap hari berfungsi untuk memupuk dan memelihara hubungan kita dengan lingkungan. Oleh sebab itu ketrampilan berkomunikasi memiliki arti penting dalam kehidupan organisasi. Bahkan bisa dikatakan, ibarat organisasi adalah tubuh makhluk hidup maka komunikasi adalah darah yang mengalir dalam tubuh organisasi tersebut. Littlejohn (2002) menjelaskan bahwa komunikasi berlangsung dalam tingkatan konteks yaitu komunikasi interpersonal, komunikasi kelompok, komunikasi organisasi dan yang terakhir komunikasi massa. Pembagian tingkatan komunikasi tersebut tidak bersifat terpisah satu sama lain. Pada tingkatan yang lebih tinggi, komunikasi juga mencakup bentuk-bentuk kmunikasi pada tingkatan yang lebih rendah. Dengan begitu bisa dipahami bahwa dalam komunikasi organisasi, terdapat pula komunikasi kelompok dan komunikasi interpersonal yang terjadi di dalamnya. Selain kedua bentuk komunikasi tersebut, dalam komunikasi organisasi juga memiliki iklim komunikasi, budaya organisasi serta jenis komunikasi lainnya.

BAB II

PEMBAHASAN

 

2.1     PENGERTIAN KOMUNIKASI                                      

•   PENGERTIAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Komunikasi adalah Suatu proses penyampaian pesan atau informasi dari suatu pihak ke pihak yang lain dengan tujuan tercapai persepsi atau pengertian yang sama.

 

            Komunikasi dalam organisasi sangat penting karena dengan adanya komunikasi maka seseorang bisa berhubungan dengan orang lain dan saling bertukar pikiran yang bisa menambah wawasan seseorang dalam bekerja atau menjalani kehidupan sehari-hari. Maka untuk membina hubungan kerja antar pegawai maupun antar atasan bawahan perlulah membicarakan komunikasi secara lebih terperinci.

Dalam menyalurkan solusi dan ide melalui komunikasi harus ada si pengirim berita (sender) maupun si penerima berita (receiver). Solusi-solusi yang diberikan pun tidak diambil seenaknya saja, tetapi ada penyaringan dan seleksi, manakah solusi yang terbaik yang akan diambil, dan yang akan dilaksanakan oleh organisasi tersebut agar mencapai tujuan, serta visi, misi suatu organisasi.

2.2     POLA KOMUNIKASI BISNIS

Secara umum pola kumunikasi (patterns of communication) dibedakan menjadi 2 saluran (Purwanto,2006:40-45), yaitu :

2.2.1 Saluran Komunikasi Formal

Dalam struktur organisasi, garis, fungsional, maupun matriks, akan tampak berbagai macam posisi atau kedudukan masing-masing sesuai dengan batas tanggung jawab dan wewenangnya. Dalam kaitannya dengan proses penyampaian informasi dari manajer kepada bawahan, pola transformasi informasinya dapat berbentuk 3 pola yaitu:

1. Komunikasi dari atas ke bawah

Komunikasi dari atas ke bawah (top-down)merupakan jalur komunikasi yang berasal dari atas (manajer) ke bawah (karyawan) merupakan penyampaian pesan yang dapat berbentuk perintah, instruksi, maupun prosedur untuk dijalankan para bawahan dengan sebaik-baiknya. Menurut Katz dan Kahn, komunikasi ke bawah mempunyai 5 tujuan pokok yaitu:

• Memberikan pengarahan atau instruksi kerja tertentu,
• Memberikan informasi kenapa pekerjaan itu harus dilaksanakan,
• Memberikan informasi tentang prosedur dan praktik organisasional,
• Memberikan umpan balik pelaksanaan kerja kepada para karyawan,
• Menyajikan informasi mengenai aspek ideologi dalam membantu organisasi menanamkan pengertian tentang tujuan yang ingin dicapai.

2. Komunikasi dari bawah ke atas

Atau disebut buttom-up communicatin berarti alur pesan yang disampaikan berasal dari bawah (karyawan) menuju ke atas (manajer). Pesan mula-mula berasal dari para karyawan yang selanjutnya disampaikan ke jalur yang lebih tinggi.

3. Komunikasi Horizontal

Atau horizontal communication atau sering disebut komunikasi lateral (lateral communication) adalah komunikasi yang terjadi antara bagian-bagian yang memiliki posisi sejajar atau sederajat dalam suatu organisasi. Tujuan komunikasi horizontal antara lain untuk melakukan persuasi, mempengaruhi, dan memberikan informasi kepada bagian atau departemen yang memiliki kedudukan sejajar.

4. Komunikasi Diagonal

Atau diagonal communication melibatkan komunikasi antara dua tingkat (level) organisasi yang berbeda. Contohnya adalah komunikasi formal antara manager pemasaran dengan bagian pabrik, antara manager produksi dengan bagian promosi, antara manager produksi dengan bagian akuntansi dan lain sebagainya.

2.2.2 Saluran Komunikasi Informal

Dalam jaringan komunikasi informal, orang-orang yang ada dalam suatu organisasi, tanpa mempedulikan jenjang hierarki, pangkat, dan kedudukan atau jabatan, dapat berkomunikasi secara luas. Meskipun hal-hal yang mereka perbincangkan biasanya bersifat umum, seperti mengobrol tentang humor yang baru di dengar, keluarga, anak-anak, dunia olahraga, musik, acara film, dan sinetron tv, dan kadang kala mereka juga membicarakan hal-hal yang berkaitan dengan situasi kerja yang ada dalam organisasinya.

2.3     MENGELOLA KOMUNIKASI BISNIS

Ada 2 hal yang perlu diperhatikan dalam mengelola komunikasi, yaitu :

1. Penanganan pesan-pesan yang bersifat rutin

Untuk dapat memaksimalkan manfaat dan meminimalkan biaya, seorang manajer perlu memperhatikan hal berikut ini:

1. Mengurangi jumlah pesan
2. Instruksi yang jelas
3. Mendelegasikan tanggung jawab
4. Melatih petugas

 

2. Penanganan Krisis Komunikasi

Cara penanganan krisis di suatu perusahaan tentu berbeda dengan perusahaan lain. Namun, munculnya krisis dalam suatu perusahaan dapat mempunyai pengaruh terhadap masa depan produk maupun reputasi perusahaan bersangkutan. Dalam kaitannya dengan krisis komunikasi tersebut, ada 2 falsafah  dalam komunikasi yaitu:

 

1. Bersikap diam, tidak mengatakan sesuatu, atau

2. Katakan apa yang terjadi dan segera

Namun, beberapa ahli hubungan masyarakat (public relation) menyarankan agar perusahaan menangkis rumor yang beredar dalam masyarakat dengan cara menjelaskan dengan cara apa yang menjadi masalahnya secara terbuka tanpa ditutup-tutupi kepada public (masyarakat umum) dan karyawan-karyawannya. Pada saat yang sama, perusahaan harus mencari sumber masalahnya dan berusaha mengendalikannya. Satu hal yang paling penting dalam menangani setiap kasus adalah mengusahakan agar pikiran tetap dalam kondisi tenag, kalem, dan tidak gegabah. Tenang dalam artian bahwa penanganan suatu kasus perlu pemikiran jernih dan tidak dalam kondisi emosional. Suatu tanggapan yang rasional akan membantu memberikan inspirasi untuk mempertinggi rasa percaya diri.

Dalam situasi krisis ekonomi, ada beberapa hal yang dapat dilakukan seperti :

1. Siapkan tim yang terampil atau cekatan dalam penanganan krisis
2. Usahakan agar manajemen puncak segera bertindak pada saat krisis terjadi
3. Ciptakan sebuah pusat informasi sebagai representasi perusahaan yang dilengkapi dengan berbagai peralatan elektronik komunikasi
4. Ceritakan suatu kejadian secara menyeluruh, terbuka, dan jujur. Jika memang ada yang salah segera mohon maaf
5. Tunjukkan keseriusahan perusahaan, bukan saja dalam pernyataan tetapi dalam wujud nyata.

2.4.          MASALAH KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Faktor hambatan yang biasanya terjadi dalam proses komunikasi dapat dibagi dalam 3 jenis, yaitu:

1. Hambatan Teknis

Hambatan ini timbul karena lingkungan dan memberikan dampak pencegahan terhadap kelancaran pengiriman dan penerimaan pesan. Dari sisi teknologi, keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi, akan semakin berkurang dengan adanya temuan baru di bidang teknologi komunikasi dan sistem informasi, sehingga saluran komunikasi dan media komunikasi dapat diandalkan serta lebih efisien.

2. Hambatan Semantik

Gangguan ini menjadi hambatan dalam proses penyampaian pengertian atau ide secara efektif. Definisi semantik disini adalah studi atas pengertian yang diungkapkan lewat bahasa. Suatu pesan yang kurang jelas akan tetap menjadi tidak jelas bagaimanapun baiknya transmisi. Untuk menghindari mis-komunikasi semacam ini, seorang komunikator harus memilih kata-kata yang tepat dan sesuai dengan karakteristik komunikannya, serta melihat dan mempertimbangkan kemungkinan penafsiran yang berbeda terhadap kata-kata yang digunakannya.

3. Hambatan Manusiawi

Hambatan ini muncul dari masalah-masalah pribadi yang dihadapi oleh orang-orang yang terlibat dalam komunikasi, baik komunikator maupun komunikan. Menurut Cruden dan Sherman, hambatan ini mencakup :

1. Hambatan yang berasal dari perbedaan individual manusia, seperti perbedaan persepsi, umur, keadaan emosi, status, keterampilan mendengarkan , pencarian informasi, dan penyaringan informasi.
2. Hambatan yang ditimbulkan oleh iklim psikologis dalam organisasi atau lingkungan sosial dan budaya, seperti suasana dan iklim kerja serta tata nilai yang dianut. Ditinjau dari aspek bisnis, organisasi adalah sarana manajemen (dilihat dari aspek kegiatannya). Korelasi antara Ilmu Komunikasi dengan Organisasi terletak pada peninjauannya yang berfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi.

Dalam lingkup organisasi tujuan utama komunikasi adalah memperbaiki organisasi, yang ditafsirkan sebagai upaya yang dilakukan untuk mencapai tujuan-tujuan manajemen. Komunikasi organisasi terjadi setiap saat dan dapat didefinisikan sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan diantara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi. Suatu organisasi terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan hierarchies anatara satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan. Komunikasi bisnis adalah proses pertukaran pesan atau informasi untuk mencapai efektivitas dan efisiensi produk kerja di dalam struktur (jenjang/level) dan sistem organisasi yang kondusif. Dalam kegiatan organisasi bisnis, pesan hendaknya tidak hanya sekedar informatif, yaitu agar pihak lain mengerti dan tahu, tetapi juga haruslah persuasif, agarpihak lain bersedia menerima suatu paham atau keyakinan atau melakukan suatu perbuatan atau kegiatan.

Dalam proses komunikasi, semua pesan atau informasi yang dikirim akan diterima dengan berbagai perbedaan oleh penerima pesan/informasi , baik karena perbedaan latar belakang, persepsi, budaya maupun hal lainnya. Untuk itu, suatu pesan atau informasi yang disampaikan hendaknya memenuhi 7 syarat atau dikenal juga dengan 7 C, yaitu :

1. Completeness (Lengkap)

Suatu pesan atau informasi dapat dikatakan lengkap, bila berisi semua materi yang diperlukan agar penerima pesan dapatmemberikan tanggapan yang sesuai dengan harapan pengirim pesan.

2. Conciseness (Singkat)

Suatu pesan dikatakan concise bila dapat mengutarakan gagasannya dalam jumlah kata sekecil mungkin (singkat, padat tetapi jelas) tanpa mengurangi makna, namun tetep menonjolkan gagasannya.

3. Consideration (Pertimbangan)

Penyampaian pesan hendaknya menerapkan empati dengan pertimbangan dan mengutamakan penerima pesan.

4. Concreteness (Konkrit)

Penyampaian pesan hendaknya disampaikan dengan bahasa yang gamblang, pasti, dan jelas

5. Clarity (Kejelasan)

Pesan hendaknya disampaikan dengan bahasa yang mudah dimengerti dan mudah diinterpretasikan serta memiliki makna yang jelas.

6. Courtessy (Kesopanan)

Pesan disampaikan dengan gaya bahasa dan nada yang sopan, akan memupuk hubungan baikdalam komunikasi bisnis.

7. Correctness (Ketelitian)

Pesan hendaknya dibuat dengan teliti dan menggunakan tata bahasa, tanda baca, dan ejaan yang benar (formal atau resmi).

BAB III

PENUTUP

KESIMPULAN

Pada dasarnya komunikasi sangat dibutuhkan dalam kehidupan sehari-hari maupun dalam berorganisasi. Yang terpenting komunikasi dalam sebuah organisasi harus efektif dan efisien. Maksud dari komunikasi yang efektif yaitu, bila pengirim berita dan artian yang ditangkap oleh penerima berita itu sama dan satu. Sedangkan komunikasi yang efisien yaitu, bila biayanya minimum berdasar sumber daya yang dimanfaatkan.

Tujuan dari komunikasi itu sendiri adalah mengajak orang lain untuk memahami yang telah disampaikan guna mencapai tujuan bersama.

SARAN

Pada makalah yg telah disusun tersebut diharapkan para pembaca dapat memahami arti komunikasi yang ada didalam organisasi maupun komunikasi yang biasa dilakukan sehari-hari. Mungkin makalah ini masih banyak kekurangan dan berharap kepada pembaca dapat memakluminya.

DAFTAR PUSTAKA

 

http://alvitaprima.blogspot.co.id/2013/05/makalah-komunikasi-dalam-organisasi_23.html

http://comunitaseconomic.blogspot.co.id/2012/10/komunikasi-bisnis_6.html

http://astrianjanyrayki.blogspot.com/2014/03/makalah-komunikasi-bisnis-komunikasi.html

http://andhy-brenjenk.blogspot.com/2011/10/kendala-dan-masalah-komunikasi-bisnis.html

http://andreprat.blogspot.co.id/2013/10/makalah-komunikasi-dalam-organisasi.html

http://iskandar-andar.blogspot.co.id/2016/10/makalah-komunikasi-dalam-organisasi.html